Pengertian Sekretaris (Secretary)

Sekretaris memainkan peran pendukung dalam organisasi tempat mereka bekerja untuk melakukan berbagai tugas administratif. Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Definisi dari pekerjaan ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.

Tugas pokok & Umum Sekretaris (Secretary)

• Menjawab telepon dan memberikan informasi kepada penelepon, mengambil pesan, atau pengalihan panggilan kepada individu yang tepat.
• Mengatur konferensi, pertemuan, dan pemesanan perjalanan bagi personil kantor.
• Menulis, mengetik, dan mendistribusikan catatan rapat, korespondensi rutin, dan membuat laporan.
• Menyapa pengunjung dan penelepon, menangani pertanyaan mereka, dan mengarahkan mereka ke orang yang tepat sesuai dengan kebutuhan mereka.
• Mencari dan melampirkan file yang sesuai untuk korespondensi yang membutuhkan balasan.
• Menerima pemberitaan email, materi promosi, dan informasi lainnya.
• Penjadwalan dan mengatur acara.
• Membuat salinan dari korespondensi dan barang cetakan lainnya.
• Menjadwal dan mengkonfirmasi janji dengan klien, pelanggan, atau pengawas.
• Mengumpulkan dan menyalurkan dana dari rekening kas, dan menyimpan catatan dari koleksi dan pengeluaran.
• Melakukan pencarian untuk menemukan informasi yang dibutuhkan, menggunakan sumber seperti Internet.
• Mengkoordinasikan konferensi dan pertemuan.
• Menetapkan prosedur kerja dan jadwal, dan melacak pekerjaan sehari-hari staf administrasi.
• Belajar untuk mengoperasikan teknologi baru di kantor baru untuk dikembangkan dan diimplementasikan.
• Mengelola proyek, dan memberikan kontribusi kepada panitia dan tim kerja.
• Mengoperasikan sistem surat elektronik dan mengkoordinasikan arus informasi baik secara internal maupun dengan organisasi lain.
• Mempersiapkan dan cek email.
• Memberikan layanan kepada pelanggan, seperti penempatan pesanan dan informasi account.
• Mereview atau mengulas pekerjaan staff untuk memeriksa ejaan dan tata bahasa, memastikan bahwa kebijakan format yang ditetapkan perusahaan diikuti, dan merekomendasikan revisi.
• Mengawasi staf administrasi lainnya, dan memberikan pelatihan dan orientasi staf baru.
• Mengoperasikan peralatan kantor seperti mesin fax, mesin fotokopi, dan sistem telepon, dan menggunakan komputer untuk spreadsheet, pengolah kata, manajemen database, dan aplikasi lainnya.
• Mengisi buku harian
• Mengelola database
• Perekrutan, pelatihan dan pengawasan staf junior
• Menerapkan prosedur baru dan sistem administrasi

Tanggung Jawab Sekretaris (Secretary)

• Bertanggung jawab melakukan, membuat, memastikan dan mengatur janji maupun pertemuan secara efektif & terorganisir.
• Bertanggung jawab catatan administrasi yang efektif.
• Bertanggung jawab menegakkan persyaratan hukum yang mengatur dokumen, charity law, company law dll (jika relevan).
• Bertanggung jawab dalam komunikasi dan korespondensi

Bidang Umum Sekretaris (Secretary)

Beberapa bidang umum dimana sekretaris dibutuhkan:

• Pemerintahan baik pemerintah daerah dan nasional
• Universitas
• Rumah Sakit
• Bisnis
• Amal
• Lembaga keuangan
• Perusahaan
• Perusahaan Hukum

Syarat & Kualifikasi Sekretaris (Secretary)

Kualifikasi akademik formal tidak selalu diperlukan, itu berarti sekretaris tidak hanya berasal dari kalangan akademik namun juga bisa dari SMU atau Sekolah kejuruan dan biasanya SMK administrasi, akuntansi maupun kejuruan sekretaris, meskipun untuk perusahaan besar membutuhkan sekretaris yang kompeten dibidangnya. Beberapa kualifikasi yang dibutuhkan oleh sekretaris profesional adalah lulusan akademi maupun universitas jurusan bahasa Inggris, bisnis, IT, bahasa, ilmu informasi, administrasi atau manajemen. Pengalaman kerja juga dapat membantu.

Keterampilan & kemampuan Yang Dibutuhkan Sekretaris (Secretary)

• Kemampuan interpesonal
• Keterampilan kerja tim
• Kemampuan berorganisasi
• Keterampilan negosiasi
• Ketegasan
• Manajemen waktu
• Pengambilan keputusan dan keterampilan pemecahan masalah
• Kemampuanberkomunikasi                                                                                                                                            #COPAS